Onde estão as oportunidades de automação?

Elas normalmente aparecem justamente nas tarefas mais comuns da operação.

Cadastros e atualização de informações

Cadastrar os mesmos dados em mais de um lugar é um exemplo clássico.

Informações recebidas por formulários, planilhas ou outros sistemas podem, em muitos casos, alimentar automaticamente o sistema utilizado pela empresa.

Além de economizar tempo, isso reduz erros de digitação, duplicidade de registros e informações desencontradas.

Atendimento e comunicação

Nem toda comunicação precisa começar manualmente.

Confirmações de cadastro, notificações sobre alterações de status, lembretes, envio de documentos e outras mensagens podem ser disparadas automaticamente a partir de eventos do próprio sistema.

A equipe continua responsável pelo relacionamento. A tecnologia cuida das comunicações repetitivas.

Relatórios

Se alguém precisa reunir informações de diferentes fontes, organizar uma planilha e fazer cálculos toda semana para gerar o mesmo relatório, provavelmente existe espaço para automação.

Um sistema pode consolidar essas informações e disponibilizar indicadores atualizados sempre que necessário.

O relatório deixa de ser uma tarefa e passa a ser uma consulta.

Processos financeiros e administrativos

Geração de documentos, controle de vencimentos, acompanhamento de pagamentos, organização de informações e notificações internas são exemplos de rotinas que podem ser parcialmente automatizadas.

Nem sempre é necessário automatizar todo o processo. Às vezes, eliminar duas ou três etapas manuais já representa uma economia significativa ao longo do mês.

Integração entre sistemas

Outro sinal aparece quando a empresa possui boas ferramentas, mas elas não conversam entre si.

Uma informação entra em um sistema, alguém copia para outro, exporta uma planilha e depois importa os dados em uma terceira ferramenta.

Quando existem possibilidades de integração, parte desse caminho pode acontecer automaticamente.

Por onde começar?

Automação não precisa começar com um grande projeto.

Um bom primeiro passo é observar a rotina da empresa e identificar tarefas que sejam:

• repetitivas;
• baseadas em regras bem definidas;
• realizadas com grande frequência;
• sujeitas a erros manuais;
• dependentes de copiar ou conferir informações.

Quanto maior a frequência e menor a necessidade de decisão humana naquela etapa, maior tende a ser o potencial de automação.

Automatizar não significa automatizar tudo

Esse talvez seja o ponto mais importante.

Existem processos em que a análise de uma pessoa é indispensável. Existem outros em que desenvolver uma automação custaria mais do que o tempo que ela economizaria.

A tecnologia precisa resolver um problema real, não criar complexidade apenas porque é possível.

Na Nexutec, o desenvolvimento de sistemas e automações parte justamente dessa análise: entender como a operação funciona, identificar os gargalos e avaliar onde a tecnologia pode simplificar o trabalho.

Às vezes, a solução é um sistema completo.

Em outras, basta eliminar aquela tarefa que alguém repete todos os dias há anos.

E são justamente essas pequenas repetições que, somadas ao longo do tempo, podem representar muitas horas de trabalho.